会议通知是常用常见的通知,这类通知的发文目的在于告知相关人员按要求前来参加会议。所以,会议通知的内容,需要交代清楚召开会议的缘由、参加会议的要求及要准备的事项、会议的具体地点、会议的起止时间,等等。
下面是一份清楚并符合要求的会议通知,仔细阅读这一会议通知,思考并回答以下问题。
1. 这份会议通知的标题规范吗?为什么?
2. 这份会议通知的发文缘由在哪里?发文缘由写得充分简明吗?
3. 这份会议通知一共有多少条通知事项?作为被通知者,读了这些事项后感觉清楚吗?
4. 这份会议通知在事项的排列上有什么特点?这种结构对“清晰”起到了什么作用?
5. 这份会议通知所设的两个附件有必要吗?为什么?
关于召开第×届现代应用文国际研讨会的通知
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受国际汉语应用写作学会之托,为深入探讨新时期应用文使用与教学发展中出现的新情况、新问题,交流各国、各地区应用文使用和教学研究的新成果,根据学会首届第二次常务理事会决定,第X届现代应用文国际研讨会将委托×××大学人文学院主办,由××秘书公文协会和××写作学会协办,定于2012年×月×日—×月×日在××××召开。为使会员有较充分的时间开展学术研究,撰写高质量论文,特就有关事项预先通知如下:
一、会议议题
1.总结、交流学术研究成果,举办学术报告会和学术成果交流会,同时展示近年来出版、发表的会员研究专著、教材和论文集等。
2.会议期间召开会员代表大会和理事会议,报告学会工作,修改学会章程,调整或增选学会理事与负责人,研究、布置学会今后工作。
二、会议学术研讨主题
本届会议学术研讨的主题是:探索与创新——应用文写作与教学研究的新视角、新思路、新成果。
为突出新视角、新思路、新成果,请参考本会学术委员会制订的《学术研究选题纲要》。本次会议还专门对本届研讨会选题重点作出说明,用附件形式随通知一起发出,敬请参阅。
三、参加会议的条件与资格
1.凡本会会员均可按本通知要求,在开展学术研究的基础上撰写论文,并于2012年×月×日前将论文提要和报名登记表寄交或传真、电邮××××大学本届会议筹委会秘书处。秘书处将组织专家对论文基本内容进行审定,只要论文符合本届会议学术研讨主题并具有一定质量,将按期寄上会议邀请。
2.非本会会员,愿意参加本届研究会的,我们深表欢迎,并请按要求惠寄论文。
3.请每位参加会议的代表自行携带论文××份,报到时交大会秘书处,以便统一分发给与会人员。
四、会议报到时间、地点及会议费用
1.会议报到时间:2012年×月×日。
2.会议报到地点:×××大学人文学院(具体前往办法及路线见附件2)。
3.会议费用:会议费用请于报到时一次性缴纳。住宿费每人每天××元,伙食费每人每天××元(三餐),会务费每人×××元。
五、其他事项
1.本届大会筹委会主任为×××,副主任为×××,大会秘书处负责人为×××。
2.大会筹委员会秘书处联系方式:
电话及传真:×××××××,×××××××
通信地址:××××××××××××(邮编:××××××)
电子邮箱:×××××××××
3.报名登记表可在网上下载,网址是:××××××××××××××××。
附件:1.关于第九届研讨会选题重点的说明
2.关于报到地点的交通指引及注意事项
(盖国际汉语应用写作学会章)
(盖××××大学章)
2012年×月×日
(资料来源:陈妙云提供)